Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Nokikaveri Oy
Y-tunnus 2881703-9
Myllyhaantie 6 D 3
33960 Pirkkala

Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa

asiakaspalvelu@nokikaveri.fi

Rekisterin nimi

Nokikaveri Oy Markkinointirekisteri

Yleistä

Tätä tietosuojailmoitusta sovelletaan kaikissa Nokikaveri Oy:n liiketoiminnoissa. Henkilötiedot ovat tietoja, joita voidaan käyttää yksityisen henkilön tunnistamiseen tai, jotka voidaan muutoin yhdistää yksityiseen henkilöön. Käsittelemme pääasiassa henkilötietoja, jotka saamme suoraan työntekijöiltämme tai asiakkailtamme.

Käsittelemme henkilötietojasi yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla, jotta voimme palvella asiakkaitamme, arvioida työnhakijan mahdollisuuksia avoinna oleviin työtehtäviin ja täyttää velvoitteemme työnantajana. Antamalla meille henkilötietosi hyväksyt tämän yksityisyydensuojakäytännön menettelytavat ja ehdot. 

Nokikaveri Oy on sitoutunut suojaamaan asiakkaidensa ja työntekijöidensä yksityisyyttä ja tarjoaa mahdollisuuden vaikuttaa tietojen käsittelyyn ottamalla yhteyttä osoitteeseen asiakaspalvelu@nokikaveri.fi

Tällä tietosuojaselosteella informoimme asiakkaitamme ja työntekijöitä heidän henkilötietojensa käsittelystä. Asiakkaan ja työntekijän on luettava ja ymmärrettävä tämän tietosuojaselosteen ehdot käyttääkseen nokikaveri.fi -sivuston palveluita.

Keräämämme tiedot voidaan jakaa käyttäjän antamiin, verkkopalveluiden käytöstä havainnoituihin sekä analytiikan avulla johdettuihin tietoihin.

Henkilötietotyypit, joita enimmäkseen käsittelemme, ovat perustietoja:

• Etu- ja sukunimet
• Henkilönumero
• Suomalainen henkilötunnus tai syntymäaika
• Kotiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Työsuhteeseen liittyvät tiedot
• Työ- tai palvelussuhteen laatua koskevat tiedot
• Henkilön verotukseen liittyvät tiedot
• Osaamiset
• Henkilön ansioluettelossaan ja hakemuksessaan ilmoittamat tiedot mukaan lukien mahdolliset kuvat ja videot
• Henkilöarvioinneissa annettujen tietojen perusteella syntyvät yhteenvedot
• Terveydentilaa koskevia tietoja, kuten sairauspoissaolotodistukset
• Työsopimukset ja palkanmaksuun tarvittavat tiedot, kuten tilinumerot
• Mitä tahansa muita tietoja, joita asiakkaamme ja työntekijämme toimittavat meille

Käytämme tietoja seuraaviin:

• Helppokäyttöisen ja turvallisen palvelun toimittamiseen
• Hyvän asiakaskokemuksen tarjoamiseen
• Palvelusuositusten ja markkinoinnin parantamiseen
• Asiakaspalvelun ja verkkosivuston kehittämiseen

Mitä tietoja voidaan kerätä?

• Käyttäjän itsensä antamat tai henkilön tunnistavat tiedot
  • Tunnistamistiedot, kuten nimi
    • Henkilötunnus asiakkaan tunnistamiseksi luottosopimusta tehtäessä
  • Yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • Maksutiedot, mukaan lukien luottosopimukset ja muut laskutustiedot
  • Asiakkaan suostumuksella sijaintitiedot, joita käytetään toimitusajan arviointiin
  • Google-, Facebook- tai Microsoft-kirjautumiseen käytetty sähköpostiosoite ja varmenne
• Palvelujen käytöstä havainnoidut ja analytiikan avulla johdetut tiedot
  • Ostoshistoria, mm. tilatut tuotteet ja niiden hintatiedot
  • Toimitustiedot, kuten toimitusosoite
  • Sivuston käyttö- ja selaustiedot sekä päätelaitteen tunnistetiedot
  • Tuotesuositus- ja muut kohdennettuun sisältöön käytetyt tiedot ja tunnisteet

Tunniste-, yhteys- ja maksutietojen antaminen on pakollista ostaessasi nokikaveri.fi -sivustolta selaimen kautta.

Tietojen pääasiallinen lähde on käyttäjä itse, minkä lisäksi saatamme saada lisätietoja yhteistyökumppaneiltamme, esimerkiksi luottopalvelujen tarjoajalta. Kolmansilta osapuolilta saamistamme henkilötiedoista ilmoitamme tietosuoja-asetuksen määräysten mukaisesti ensimmäisessä yhteydenotossa asiakkaaseen tai viimeistään kuukauden sisällä henkilötietojen vastaanotosta.

Rekisterin tietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käytetään:

• Asiakkuuden ylläpitämiseen
• Tilausten toimitukseen, käsittelyyn ja arkistointiin
• Nokikaveri.fi -sivuston toiminnan ja palveluiden kehittämiseen
• Asiakaskokemuksen parantamiseen
• Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin
• Henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön ja markkinoinnin tuottamiseen
• Väärinkäytösten estämiseen
• Paremman asiakaspalvelun tarjoamiseen

Nokikaveri Oy:n kanssa työsopimuksen solmivien henkilöiden henkilötietoja käsitellään työnantajan työsopimuksella määritettyjen velvoitteiden hoitamiseksi. Käsittely perustuu työsopimukseen ja työsopimuslakiin. Rekrytointeihin liittyen työnhakijoiden henkilötietoja käsitellään rekrytointiprosessiin liittyvässä hakijoiden arvioinnissa. Keräämme tiedot työntekijän kanssa tekemästä työsopimuksesta, työntekijän toimittamasta sairausloma-, huumausaine-, rikostausta-, hygienia-, salmonella- sekä muista lääkärintodistuksista sekä viranomaisten toimittamista ilmoituksista, kuten ulosottomiehen lähettämistä maksukiellosta

Tietoja käsitellään työntekijän tai asiakkaan ja Nokikaveri Oy:n väliseen työntekijä- tai asiakassuhteeseen, sopimukseen, sivuston käyttöön, asiakkaan erilliseen nimenomaiseen suostumukseen tai lainsäädännön velvoitteisiin perustuen.

Rekisteritiedot mahdollistavat yhteydenotot kaikille rekisterissä oleville samanaikaisesti. Uutiskirjeissä tai muissa vastaavissa viestintämuodoissa kerrotaan Nokikaveri Oy:n  tulevista tapahtumista, uutisista sekä toiminnasta. Myös laskutus käyttää rekisterin tietoja.

Rekisterin tietosisällöt

Rekisteri voi sisältää seuraavat tiedot:

• Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
• Rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus
• Sukupuoli, arvo tai ammatti ja äidinkieli
• Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot, arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot,
• Viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot sekä palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot
• Asiakkaan mahdollisesti antamat profilointi- ja kiinnostustiedot
• Mahdolliset luvat ja suostumukset
• Mahdolliset tarjonnanestotiedot sekä
• Mahdolliset muut kerätyt tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasta koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

• Asiakkaalta itseltään puhelimitse, selaimen välityksellä, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla
• Evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla 
• Myytävistä yrityskäyttöön suunnatuista markkinointirekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Miten tietoja säilytetään ja suojataan?

Kaikki henkilötiedot ovat suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelemiseltä.

Nokikaveri Oy säilyttää asiakastietoja EU-alueella. Prosessien ja järjestelmien tietoturva ovat erittäin korkealla tasolla. Palvelimet on suojattu tietomurtoja ja palvelunestohyökkäyksiä vastaan.

Henkilötietojen käsittelyssä ja teknisissä ratkaisuissa noudatetaan hyviä tietosuojakäytäntöjä mm. tiedon konsolidointi, minimointi, pseudonymisointi, anonymisointi ja enkryptaus. Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu 25.5.2018 lähtien sovellettavan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset.

Pääsyä henkilötietoihin valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti.

Rekisterien suojaus

A Manuaalinen aineisto 

Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen käsittelijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen. 

B Automaattisesti käsiteltävät tiedot 

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.

Kuka käsittelee henkilötietojasi?

Asiakastietoihin on pääsy vain Nokikaveri Oy:n omilla, rekisterin ylläpitoon nimetyillä työntekijöillä ja henkilökuntamme on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti ja eettisesti. Kukin henkilökunnastamme näkee asiakastietoja vain niiltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä. Rekisterin tiedot säilytetään luottamuksellisina. Pääsy järjestelmiin on rajoitettu henkilökohtaisilla tunnuksilla.

Käytämme luotettuja sopimuskumppaneita, jolloin tietoa voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle. Kaikkien kumppanien kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset.

Tietojen käsittelystä vastuussa oleva yritys:

Nokikaveri Oy, Y-tunnus 2881703-9
Myllyhaantie 6 D 3
33960 Pirkkala

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Säilytämme henkilökohtaisia tietoja vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.

Asiakkaan pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa tai anonymisoida nokikaveri.fiin järjestelmistä. Osalle tietoa lainsäädäntö asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle tallentamiselle, mm. seuraaviin tarkoituksiin:

• Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidempiä säilytysaikoja riippumatta siitä sisältääkö aineisto henkilötietoja tai ei
• Kuluttajakauppaa koskevien vastuiden täyttäminen
• Järjestelmien lokitietoa kerätään ja säilytetään lain edellyttämällä tavalla, jotta voimme tarjota lainmukaisen ja turvallisen verkkoasioinnin asiakkaillemme
• Riittävien varmuuskopioiden ottaminen tietokannoista ja järjestelmistä tietojen turvaamiseksi, virhetilanteiden korjaamiseksi ja tietoturvan sekä jatkuvuuden varmentamiseksi

Asiakkaan oikeus henkilötietojensa suhteen

Asiakkaalla on oikeus:

• Saada tieto henkilötiedoistaan, mukaan lukien oikeus saada jäljennös henkilötiedoistaan
• Pyytää henkilötietojensa oikaisemista tai poistamista
• Tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Käsittelyn perustuessa erilliseen suostumukseen, asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Tämä ei kuitenkaan vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista suoritettuun tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen. Oikeuksien käyttämistä koskevan pyynnön voi tehdä ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme. Pyynnön tulee olla riittävästi yksilöity, jotta asiakaspalvelumme voi todentaa asiakkaan henkilöllisyyden. Ilmoitamme asiakkaalle, mikäli emme joiltain osin pysty toteuttamaan pyyntöä, kuten poistamaan kaikkia tietoja, joiden säilyttämiseen meillä on lakisääteinen velvollisuus (esimerkiksi luotonantotiedot) tai oikeus.

Mikäli asiakas huomaa, että henkilötietojen käsittelyssä on puutteita tai se on lainvastaista, asiakkaalla on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojaviranomaiselle.

Tallennettujen tietojen saaminen

Nokikaveri Oy:n järjestelmiin tallennetut tiedot voi pyytää ottamalla yhteyttä sähköpostilla: asiakaspalvelu@nokikaveri.fi.

Miten tietojen käyttöön voi vaikuttaa

Nokikaveri Oy on sitoutunut tarjoamaan asiakkailleen mahdollisuuksia vaikuttaa tietojensa käsittelyyn. Asiakas voi itse päättää kohdistetusta markkinoinnista, lisäarvopalveluista ja ottaa tai olla ottamatta vastaan erilaisia markkinointiviestejä.

Asiakas voi halutessaan pyytää Nokikaveri Oy:tä poistamaan tai muuttamaan tietojaan ottamalla yhteyttä asiakaspalvelu@nokikaveri.fi

Huom! Joissain tapauksissa kaikkea tietoa ei voida poistaa ja lainsäädäntö voi vaatia säilyttämään osan asiakkaaseen liittyvästä tiedosta.

Luovutetaanko henkilötietoja kolmansille osapuolille?

Voimme luovuttaa joitakin välttämättömiä tietoja kolmansille osapuolille palvelun tai toimituksen takaamiseksi sekä markkinointia varten. Tiedot välittyvät myös luottopäätöksen yhteydessä luottoa myöntävälle taholle.

Käytämme asiakastietoja kolmansien osapuolten kanssa myös analytiikka- ja personointitarkoituksiin. Hyödynnämme ostokäyttäytymis- ja selaustietoja yhteistyökumppanien kanssa, jotta voimme paremmin tarjota kiinnostavaa sisältöä. Analytiikka- ja personointitarkoituksiin käytetty tieto on anonymisoitua tai pseudonymisoitua aina mahdollisuuksien mukaan. Vain me pystymme yhdistämään käytetyn pseudonymisoidun tiedon asiakkaaseen.

Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla. Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli Nokikaveri Oy myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tällöin tietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omaan lukuunsa, omissa henkilörekistereissään.

Välitämme tietoja seuraaville kolmansille osapuolille:

• Analytiikka- ja tilastointikumppaneille
• Tuotesuositus- ja personointikumppaneille
• Sähköpostimarkkinointikumppaneille, jos asiakas on sallinut viikkokirjeen, selaushistoriaan perustuvan viestinnän tai yhteydenottopyynnöt
• SMS-kumppanille, kun tekstiviestien lähetys on sallittu
• Maksunvälittäjälle maksukortilla maksaessa
• Luotonmyöntäjälle, asiakkaan valitessa maksutavaksi luottoyhtiön laskun 
• Perintäyhtiölle, laskujen erääntyessä ja siirtyessä perintään

Nokikaveri Oy huolehtii tietoja siirrettäessä ja käsiteltäessä tietoturvan ja -suojan korkeasta tasosta EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Kolmansien osapuolten tietojenkäsittelyn tason varmistuskeinoina ovat Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet, yritystä sitovat tietosuojasäännökset (BCR-järjestely) tai muu tietosuoja-asetuksen mukainen hyväksytty tapa.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. 

Asiakas voi rajata tietojen luovuttamista markkinointi- ja analytiikkatarkoituksiin. 

Sivustoilla käytettäviä evästeitä ja mitä ne ovat

Nokikaveri Oy käyttää evästeitä (”cookies”) ja muita vastaavia tekniikoita, kuten selaimen paikallista varastoa (“local storage”). Evästeet ovat päätelaitteen selaimen ja palvelimen välisiä pieniä tekstitiedostoja. Evästeillä ja muilla tunnisteilla on määritetty voimassaoloaika, jonka jälkeen selain poistaa tunnisteen. Käytämme näitä tekniikoita toimintojen toteuttamiseen, personointiin sekä analytiikkaan ja markkinoinnin kohdentamiseen.

Toiminnallisia evästeitä ja paikallista varastoa käytetään mm. asiakkaan tunnistamiseen, kirjautumisen ylläpitämiseen, asiakaspalvelun sekä verkkotoimintojen kehittämiseen. Näihin toimintoihin evästeiden ja paikallisen varaston käyttö ja niiden käytön hyväksyminen on pakollista. Palvelimen asettamat toiminnalliset evästeet ja paikallisen varaston muuttujat säilyvät selaimessa 15 min – 24 kk, ellei niitä erikseen poisteta selaimen asetuksista. Sivustolla käynti asettaa evästeet ja paikallisen varaston muuttujat uudelleen selaimen sen salliessa.

Käyttökokemuksen personoinnin avulla voimme tarjota sivustollamme enemmän asiakkaitamme kiinnostavia informaatiosuositteluja. Toimintoa varten asiakkaan selaimeen asetetaan Algonomyn (entinen RichRelevance) eväste. Nämä evästeet säilyvät selaimessa 30 min – 24 kk. Algonomylle lähetettävä tieto, kuten tuotesivuilla vierailut ja hakuhistoria, on anonymisoitua, eikä yhteistyökumppanin ole mahdollista selvittää asiakkaan identiteettiä.

Analytiikkaan ja markkinoinnin kohdentamiseen käyttämämme yhteistyökumppanit ja tekniikat, kuten kuvapistetunnisteet ja evästeet, auttavat meitä ymmärtämään paremmin asiakkaidemme käyttäytymistä ja kertovat meille mitkä tuotteet, toiminnot ja palvelut asiakkaitamme kiinnostavat. Käytetty tieto on anonymisoitua aina kun se on mahdollista. Muutoin käsittelemme tietoja henkilökohtaisina niiltä osin kuin tunniste sisältää asiakkaan kohdentavia tietoja, kuten IP-osoitteen. Myös tunnisteet, jotka voidaan yhdistää asiakkaaseen jollakin tapaa, käsitellään henkilökohtaisena tietona. Tunnisteiden voimassaoloaika on 30 s – 24 kk.

Hyödynnämme Google Analyticsia, Google Tag Manageria, Google AdWordsia, Google Display Networkia ja Google DoubleClickiä sivustomme käyttöön, suosittuihin tuotteisiin, trendeihin sekä myyntiin liittyvässä analytiikassa ja suostumuksellasi myös markkinoinnin kohdentamisessa. Googlelle lähetettävä tieto sisältää vain anonymisoitua tai pseudonymisoitua tietoa. Lue lisää: https://policies.google.com/privacy?hl=fi

Tilinhallinnan yksityisyystoimintojen lisäksi markkinoinnin kohdentamiseen käytetyistä tunnisteista voi kieltäytyä ottamalla käyttöön selaimen Do Not Track -toiminnon ja asettamalla selain hylkäämään kolmannen osapuolen evästeet. Asiakastilille kirjautuneena tilinhallinnan yksityisyysasetukset yliajavat selaimen Do Not Track -toiminnon.

Evästeitä käytetään mm. mittaus- ja tutkimustarkoituksiin verkkosivuston käytön tyypin ja määrän selvittämiseksi. Evästeitä voidaan käyttää myös yrityksille suunnattuun suoramarkkinointiin tai käyttäjäluetteloihin perustuvaan markkinointiin sekä uudelleenmarkkinointiin (remarketing). Tällaisen markkinoinnin päämääränä on tiedottaa yrityksen ajankohtaisista palveluista sellaisille organisaatioille jotka ovat vierailleet yrityksen sivuilla aikaisemmin.

Evästeet eivät mahdollista käyttäjän päätelaitteen tallennuslaitteen kuten kovalevyn tietojen tarkastelua tai kopioimista. Vierailija voi halutessaan estää evästeiden vastaanoton käyttämänsä selaimen asetuksista, mutta se voi aiheuttaa sivujen toimimattomuutta. Vierailija voi myös milloin tahansa poistaa selaimensa tallentamat evästetiedostot päätelaitteeltaan.

Tietoja ei säilytetä pidempään kuin on välttämätöntä tai tarpeellista liiketoiminnan tukemiseen, tehokkaaseen asiakkuuden hoitoon ja tarkoituksenmukaiseen kaupalliseen toimintaan. Henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun ne eivät ole enää tarpeen niihin tarkoituksiin, jotka mahdollistivat tiedon keräämisen tai käsittelyn.

Voidaanko tätä tietosuojaselostetta muuttaa?

Palveluiden kehityksen ja läinsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.

Mihin voin ottaa yhteyttä?

Voit ottaa yhteyttä yksityisyyteen, tietojen käsittelyyn ja tietosuojaselosteeseen liittyvissä kysymyksissä sähköpostilla: asiakaspalvelu@nokikaveri.fi